E-Mail am Ende?

“E-Mails blockieren den Kopf”, schreibt FAZjob.NET am 11. Januar 2008. In diesem und weiteren Artikeln wird in letzter Zeit häufiger geklagt, dass Mitarbeiter der E-Mail-Flut nicht mehr Herr werden. Ihre Arbeit wird durch die ständige Unterbrechung durch eingehende E-Mails ineffizienter. Die Spam-Mails sind nicht das Problem, sie kann man heute mit guten Filtern problemlos abwehren. Das Problem ist die ständig steigende Zahl an E-Mails innerhalb von Unternehmen.

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Woran liegt das eigentlich?
E-Mail ist ein hervorragendes Medium für die Dialogkommunikation mit relevanten Inhalten. E-Mails dokumentieren und geben Rechtssicherheit. Sie treiben Entscheidungsprozesse voran und sind in der Lage, über die Dialogprozesse zu informieren (cc-Funktion). E-Mails sind also das Fax und der Brief im digitalen Zeitalter.

Damit ist aber auch gesagt, wofür E-Mails eben nicht so gut geeignet sind:

Für vernetzte Kommunikation (one to many). Newsletter und Verteiler-E-Mails waren bisher der einzige gängige Weg, um Gruppen von Menschen über digitale Medien zu informieren. Nur sind sie erstens nicht zum Dialog geeignet (davon zeugen die etwas irrwitzigen donotreply@-Adressen), zweitens gibt es heute viel bessere Mittel für die vernetzte Kommunikation:

Das Intranet ist in Unternehmen die perfekte Plattform für die Verbreitung von Informationen. Durch die Einrichtung von personalisierten Intranetseiten können Informationen auch einzelnen Gruppen zugespielt werden. RSS-Newsfeeds und Weblogs sind viel besser geeignet als Newsletter, um regelmäßige Informationen an die Zielgruppe zu bringen. Podcasts eignen sich zur multimedialen Verbreitung von Informationen.

Für die nicht so relevanten Informationen oder die Adhoc-Kommunikation. Im Prinzip schießt man mit Kanonen auf Spatzen, wenn man für diese Informationen E-Mails benutzt. Sie verstopfen genauso wie Newsletter und Rundmails die Posteingänge und ziehen erhebliche Kosten für die Speicherung nach sich, obwohl sie eigentlich gar nicht gespeichert werden müssten. Hier sind Instant-Messaging-Systeme sinnvoll – wenn das persönliche oder telefonische Gespräch nicht möglich ist.

Was ist also zu tun?
Ideen wie der „No-E-Mail-Friday“ greifen zu kurz. Einfach abschalten bringt so lange nichts, wie nicht Alternativen angeboten werden. Unternehmen müssen die Informations- und Kommunikationswege analysieren und strukturieren und für jedes Ziel den richtigen Weg wählen:

Das Intranet für Information und vernetzte Kommunikation mit Einbindung von RSS-Feeds, Weblogs und Podcasts. E-Mail für relevante, dokumentationsbedürftige Dialog-Kommunikation und Instant-Messaging. Telefon und Meetings für die Adhoc-Kommunikation.

Für die Kommunikationskultur in Unternehmen müssen zudem klare Regeln definiert werden. Der Informations- und Kommunikationsfluss wird dadurch segmentiert und priorisiert, die Mitarbeiter werden der Informationsflut wieder Herr und können effektiv und effizient arbeiten.

Von | 2015-07-16T14:10:00+00:00 31. Januar 2008|Kategorien: Kommunikation|Tags: , , , , |

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