Der Nachfolger von Raucherpause und Kaffeeküche: Social Collaboration im Unternehmen

Es gab in der Kommunikation schon immer Trends und Technologien, welche neue Formen der Zusammenarbeit kreiert haben. Ein Großteil der Kommunikation in Unternehmen, von Firmen zu Ihren Kunden und Lieferanten findet heute per E-Mail statt, wo früher Telefon, Fax oder Briefe als Medium dienten.

Es findet jedoch ein Wandel statt, welcher sich in der nächsten Zeit verstärken wird. Mit den jüngeren Jahrgängen, welche in die Arbeitswelt drängen, wird sich auch die Art und Weise der Zusammenarbeit verändern.


Von Eve Windmüller

Die Ziele dieser Veränderungen sind unterschiedlich, jedoch lässt sich heute schon sagen, dass die Veränderungen in der Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl innerhalb von Unternehmen, als auch in der Interaktion mit Kunden und Konsumenten jetzt eingeleitet werden müssen.

Gerade im Kampf um Kunden sowie neue Mitarbeiter werden der Zugang und die konsequente Nutzung der Technologien über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Interessanterweise sind einzelne Komponenten der „neuen Welten“ durchaus bereits bei Unternehmen im Einsatz. Die weite Verbreitung in allen Unternehmen ist jedoch der jetzt notwendige anstehende Schritt.

Die zügige Auseinandersetzung mit den Lösungen ist auch unter Sicherheitsaspekten eine wichtige Aufgabe. Man kann beobachten, dass Mitarbeiter in Unternehmen, welche die neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit nicht selbst anbieten, auf externe Konsumentenlösungen ausweichen und somit  Ihre Unternehmensinterna in Gefahr geraten.

Die Komponenten der neuen Welt der Zusammenarbeit

Nachfolgend ein Ausblick auf die Bestandteile der neuen Welten. Neue Kombinationen und Einzellösungen kommen derzeit auf den Markt bzw. sind zum Teil schon bekannt, aber nicht verfügbar.

  1. Instant Messaging (IM)
    IM klingt wie ein alter Hut, ist aber im Unternehmenskontext weniger verbreitet als weithin angenommen. Die gewonnene Flexibilität aus Präsenzinformation, dem schnellen Kontakt und der Einbindung in Unified-Communication-Lösungen bietet im Unternehmenskontext viele Vorteile.

    Gerade beim Arbeiten über Standorte, Länder oder sogar Zeitzonen hinweg bietet IM in der täglichen Zusammenarbeit erstaunlichen Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmen. Auch die einfache Einbindung von Video, Filesharing sowie der Möglichkeit, Konferenzen ohne aufwändige separate Lösungen  beizuwohnen, bieten viele Mehrwerte. Durch die Einbindung von anderen Unternehmen oder sogar des Internets kann IM darüber hinaus maßgeblich zu einer verbesserten externen Kommunikation z. B. mit Kunden und Partnern beitragen.

  2. Collaboration Plattformen
    Es gibt in den meisten Unternehmen heute bereits ein Intranet. In der Regel stellt dieses jedoch eine mehr oder weniger statische Webseite dar, auf der Informationen zentral bereitgestellt werden.

    Was fehlt, ist eine Plattform für die Zusammenarbeit. Hier könnten Mitarbeiter Dokumente hinterlegen, gemeinsame Kalender führen und Nachrichten austauschen. Dies alles in getrennten Bereichen nach Team, Projekt oder Thema unterteilt und mit Zugriffsrechten zur Absicherung versehen. Sie vermeiden so z. B., dass Dokumente per E-Mail an viele verschiedene Empfänger verteilt werden. Einzig ein Link auf das zentrale Dokument wird versandt. So wird darüber hinaus ein „Versionen-Wirrwarr“ vermieden. Auch können z. B. Alarme gesetzt werden, wenn sich Dokumente verändern und Kommentare sowie Nachrichten ausgetauscht werden. Es gibt heute bereits Lösungen, welche das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument durch verschiedene Nutzer in Echtzeit ermöglichen.

  3. Social Collaboration
    Ein wesentlicher Treiber für den Wandel im Unternehmen sind Lösungen zur Zusammenarbeit, welche sich an den sozialen Netzwerken im Konsumentenbereich orientieren. Die Umstellung auf diese Art der Zusammenarbeit erscheint ungewohnt, funktioniert aber hervorragend.

    An dieser Stelle sollen ausnahmsweise zwei Hersteller als Beispiel angeführt werden. Derzeit sehr erfolgreich sind sowohl www.Yammer.com und auch das Produkt Chatter von www.salesforce.com. Diese Lösungen ergänzen sich mit den im Unternehmen bestehenden Lösungen zur Zusammenarbeit. Ein Charakteristikum der erwähnten Lösungen ist, dass beide als Service aus der Cloud angeboten werden.

    Ein Trend für die Zukunft wird die direkte Übertragung von Social-Networking-Lösungen aus der Konsumentenwelt in die Unternehmenswelt sein. Hier werden dieselben Systeme zum Einsatz kommen und einzig ein spezifischer Unternehmensteil abgetrennt werden. Bei Google laufen z. B. bereits aktive Tests eines Google+ für Unternehmenskunden (sprich die interne Nutzung in den Unternehmen).

  4. Soziale Netze
    Die Interaktion mit Konsumenten mittels sozialer Netzwerke stellt Unternehmen vor eine große Herausforderung. Zum einen sind die Dynamiken der Kommunikation ungewohnt, zum anderen fehlten bislang die Integrationen der externen Konsumentenplattformen in die Unternehmenslösungen.

    Es gibt mittlerweile die ersten erfolgreichen Beispiele für eine gelungene Integration mit dem Resultat, dass diese Unternehmen Ihre Wahrnehmung bei den Konsumenten sowohl auf der Informationsebene, als auch im aktiven Support verbessern konnten. Ein klassisches Beispiel aus dem Support ist, dass die Kunden nicht mehr nur in Ihrem Contact Center anrufen, sondern in Foren und sozialen Netzwerken nach Lösungen suchen können. Durch die Integration können Sie solche Anfragen erkennen und als Unternehmen frühzeitig adäquate Hilfe anbieten. Die „Support Experience“ verbessert sich dadurch massiv und die Kundenbindung wird verstärkt.

    Ein weiterer Aspekt ist, dass alle diese neuen Plattformen von Haus aus für die Nutzung von mobilen Endgeräten vorbereitet sind, und somit eine neue Mobilität und Flexibilität in der Zusammenarbeit der Mitarbeiter eines Unternehmens ermöglicht wird.

All diese Tools sollen die Kommunikation von Mensch zu Mensch nicht verhindern, sondern unterstützen und in vielen Fällen erst ermöglichen.

Bildquellen:

Abbildung 1: CC BY 2.0 abrocke | flickr.com

Abbildung 1: CC BY 2.0 Andres Rueda | flickr.com

Über Die Autorin:

Eve Windmüller und Sabine Haas haben gemeinsam auf einer Veranstaltung der IHK referiert. Frau Windmüller ist nach neunjähriger Anstellung bei Microsoft nun als selbstständiger Internet-Coach tätig.

Von | 2012-02-17T08:30:42+00:00 17. Februar 2012|Kategorien: Social Media|Tags: , , , , , |

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